• La importancia de la gestión documental

    17

    Oct

    La importancia de la gestión documental

    Cuando buscamos sistemas de almacenamiento de documentos en Asturias, estamos tratando de alcanzar un mejor rendimiento en nuestra empresa. Hoy en día, la mayoría de empresas generan y trabajan con una gran cantidad de documentos.

    Esta es una realidad que afecta a empresas de todos los mercados. Es por este motivo que es necesario contar con un buen sistema de gestión documental a través del cual todos los documentos de la empresa estén controlados, ordenados y centralizados.

    El objetivo de las empresas que optan por un servicio externo de almacenamiento de documentos en Asturias es mejorar su eficiencia. De modo que los datos y la información importante queden almacenados de manera segura y sean de fácil acceso. Una ventaja de gran importancia que mejora el rendimiento de trabajo y genera un entorno más competente.

    Uno de los principales beneficios que te ofrece un sistema de gestión documental ejemplar es el control directo sobre todos los documentos almacenados. Se evita la pérdida de documentos, garantiza un acceso a la información y a los datos de manera segura y te permite, además, controlar y revisar la entrada y salida de documentos de tu empresa de manera rápida y simple.

    También se incluye la digitalización de los documentos para una mayor seguridad. Todo con una calidad y transparencia impecables.

    Pero los beneficios no terminan aquí. Al contar con una buena organización y almacenamiento de documentos, tu empresa también se ahorrará costes de todo tipo. Por un lado, economizará el tiempo de los empleados al automatizar y agilizar la gestión de documentos, facilitará la localización de estos cuando sea necesario y no se tendrá que invertir tanto dinero y recursos en material y espacio para almacenar los documentos.

    En Ica Siglo XXI nos presentamos como una excelente alternativa para optimizar los recursos y el espacio de tu empresa. ¡Conócenos!

  • ¿Cuándo puedo destruir un documento?

    16

    Ago

    ¿Cuándo puedo destruir un documento?

    En los últimos años las empresas están generando un volumen de documentación muy significativo. Multitud de normativa legal obliga a dejar plasmado por escrito acuerdos que ocupan un espacio considerable. Nuestra empresa de destrucción de documentos en Asturias puede ayudarte a solucionar ese problema, pero antes es necesario conocer el tiempo mínimo que debes conservar la documentación de tu empresa. En este post te daremos algunas pautas, pero te recomendamos que ante cualquier duda consultes con un especialista.

    En el ámbito mercantil, los libros de contabilidad deberán guardarse durante los 6 años siguientes al último asiento del ejercicio, independientemente de que haya cesado o no la empresa o el autónomo en su actividad.

    Para conocer a qué te enfrentas, es muy importante contar con la mejor empresa de destrucción de documentos en Asturias. La Ley General Tributaria, sin embargo, establece un plazo de cuatro años para cualquier documento fiscal como puede ser la declaración de un impuesto. En este caso, el plazo empieza a contar desde la finalización del plazo para la presentación.

    Ahora bien, la normativa fiscal establece algunos supuestos en los que el plazo se interrumpe, con lo que es muy importante revisar caso por caso la documentación a destruir para evitar problemas futuros.

    Desde el punto de vista laboral, se tendrán que archivar durante un mínimo de cuatro años los registros de jornada, contratos, nóminas, entre otros. Por último, en el contexto de la prevención de riesgos laborales, el plazo está fijado en cinco años (el concierto con el servicio de prevención, la evaluación de riesgos, etc.).

    La nueva regulación en materia de protección de datos establece un nuevo sistema y un nuevo régimen disciplinario más severo respecto a la conservación y destrucción de documentos.

    En Ica Siglo XXI te ofrecemos un servicio profesional que garantiza ante todo la eliminación confidencial de tus documentos.

  • El proceso de destrucción de documentos

    15

    Jun

    El proceso de destrucción de documentos

    La contratación de una empresa de destrucción de documentos en Asturias te permitirá mantener la productividad de la empresa. La realización de trituración lleva tiempo y, probablemente, quieras que tus empleados sean más productivos en otras tareas que aportan más importancia al sistema productivo.

    La gestión de los archivos supone una mayor eficiencia, por eso es aconsejable deshacerse de los escritos lo antes posible y así evitar que se filtre la información. La destrucción de documentos en Asturias requiere unos protocolos de actuación, es una forma de asegurarte la desaparición para siempre.

    El proceso de eliminación tiene las siguientes etapas, aunque puede variar según el tipo de soporte:

    1. Petición. Hay que determinar el tipo de archivo a eliminar, así como el medio que se ha empleado para su custodia.

    2. Recogida. Es un trámite de verificación y de no vuelta atrás. Comunicar al cliente que la recuperación será imposible.

    3. Transporte y almacenamiento. Esta fase es la más delicada, ya que requiere extremar la seguridad para evitar que se extravíe o se pierda la información.

    4. Destrucción. Dependerá de cómo está almacenada la documentación. Se emplearán las herramientas de borrado telemáticas o físicas.

    5. Confirmación. Consiste en asegurarse de que todas las operaciones han sido realizadas de forma segura.

    El resultado de este procedimiento siempre debe tener un acta explicativa que recoja: el método empleado para su eliminación, la fecha y hora de destrucción, una relación de los escritos eliminados y la firma de la persona encargada de la operación.

    En el caso de organismos públicos, deberán llevar un registro de la salida y destrucción de los documentos. En algunos casos se puede exigir una prueba de dicha eliminación. Por esta razón es fundamental dejar constancia de la técnica empleada.

    En Ingeniería Siglo Xxi De Cultura Asturiana aplicamos las técnicas más efectivas para la eliminación de cualquier tipo de documento. También gestionamos tu archivo.

  • La importancia de la confidencialidad en los negocios

    18

    Apr

    La importancia de la confidencialidad en los negocios

    Las empresas que se dedican a la gestión de archivos en Asturias tienen muy claro que la confidencialidad para con los clientes es esencial. Pero ¿qué es un acuerdo de confidencialidad? ¿Por qué son tan importantes?

    Todos los empresarios deberían tener en cuenta lo que es la confidencialidad y los acuerdos a los que llegan con otras empresas y entidades, incluidas las que se dedican a la gestión de archivos en Asturias.

    La confidencialidad, como término, es una garantía de que la información de carácter personal va a ser protegida y en ningún caso será divulgada si no es por autorización expresa. Hay toda una serie de reglas que limitan el acceso a dicha información.

    Un acuerdo de confidencialidad es aquel que establece la obligatoriedad de no divulgación de la información de la que se dispone. La empresa externa se compromete a mantener los datos de los que disponga en secreto. En el caso de que se rompa este acuerdo, se podrán tomar acciones legales, solicitando una indemnización por daños y perjuicios.

    En resumen, lo que hacen este tipo de acuerdos es disuadir a las empresas de divulgar información protegida. La obligación de confidencialidad sobre todo es importante para las pymes y los emprendedores, ya que en muchas ocasiones externalizan estos servicios y deben tener un acuerdo de confidencialidad con la empresa que va a tratar sus datos.

    Este tipo de acuerdos se deben firmar cuando un trabajador, persona contratada o empresa tiene acceso a datos de naturaleza sensible, como puede ser la creación de algún producto que sea de interés para la competencia. También se firman cuando se inicia una relación comercial con una empresa o se llega a un acuerdo con inversores.

    En Ingeniería Siglo Xxi De Cultura Asturiana tratamos los datos de nuestros clientes con la confidencialidad que se merecen. La confianza de nuestros clientes es lo primero.

  • La destrucción de documentos y la LOPD

    14

    Feb

    La destrucción de documentos y la LOPD

    La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) no solo regula el almacenamiento, sino también la destrucción de documentos en Asturias, ya que cualquier papel o documento que contenga información de carácter personal o confidencial y ya no es necesario, debe ser destruido de una determinada forma. No vale con tirarlo a la basura, sino que se deben llevar una serie de pautas para no incurrir en una ilegalidad que conlleve una importante sanción económica.

    Así las cosas, la LOPD da distintas posibilidades de destrucción de documentos para las empresas, organismos, instituciones, etc. La primera de ellas es contar con una trituradora de papel para llevar a cabo la eliminación de documentos por sí mismas, pero aún así hay que tener cuidado y cumplir una normativa, ya que el tamaño de los papeles destruidos debe ser de nivel tres, según lo establecido en la normativa europea DIN 32757. Por este motivo y para evitar problemas, lo ideal es contratar los servicios de Ica Siglo XXI.

    En nuestra empresa contamos con un servicio especializado en la destrucción de documentos en Asturias que cumple con todos los preceptos marcados por la normativa. Las ventajas de este servicio son evidentes: no se corre ningún riesgo, ya que el proceso está perfectamente establecido, con contenedores de seguridad, métodos de transporte propios, etc.

    También se ahorra tiempo y no es necesario hacerlo uno mismo con una trituradora de papel o con una tercera opción que da la LOPD como es quemar el papel, muy poco habitual en las empresas. Y, por último, es la opción más limpia y respetuosa con el medio ambiente, pues evita la agresión del entorno y, siempre que sea posible, se reciclan todos los soportes.


  • La digitalización de documentos históricos ayuda a tener un acceso real al conocimiento

    14

    Dic

    La digitalización de documentos históricos ayuda a tener un acceso real al conocimiento

    Como expertos en digitalización de documentos en Asturias somos conscientes de que en la actualidad se realizan toda clase de digitalización de documentos. Es decir, hoy en día se escanean documentos de todo tipo para así poder tener en poco tiempo bases de datos seguras, útiles y eficientes.

    Esto es un trabajo enorme, pero todavía más útil para toda la sociedad. Si miramos hacia atrás, vemos que tenemos siglos y siglos de documentos físicos que pueden tener un inmenso valor en muchos sentidos. Muchos de estos documentos son testigos de la historia y por eso se ha procedido en la época de la información a digitalizarlos. Textos, contratos, periódicos... la historia no es más que la suma de todos esos registros que nos han llegado a día de hoy, por eso si conseguimos crear bases de datos seguras y con un acceso sencillo, conseguiremos también hacer que seamos más conscientes de nuestro pasado y facilitamos la tarea de los investigadores.

    Nosotros digitalizamos toda clase de documentos y por eso sabemos que cada trabajo requiere el mayor cuidado y un trato escrupuloso. Solamente de esa manera se consigue cuidar los documentos en sí y lograr un resultado útil para nuestros clientes.

    Si quieres digitalizar documentos, por seguridad, eficiencia o por modernizar tu forma de trabajar, confía solo en una empresa que tenga una amplia experiencia en la digitalización de documentos y de esa manera te asegurarás obtener los mejores resultados.

    En el equipo de expertos de Ica Siglo XXI te estaremos esperando para ayudarte. 

  • Documentos que tu empresa debe destruir de forma segura

    15

    Nov

    Documentos que tu empresa debe destruir de forma segura

    En nuestra empresa especializada en la destrucción de documentos en Asturias también brindamos otros servicios como el de dar almacenaje, ordenar o digitalizar todo aquello que nos solicite el cliente. De esta manera podemos ayudar de forma integral con todo lo referente a los documentos y archivos que se generan en el ámbito empresarial. Hoy queremos hacer un repaso por las tres clases de documentos que consideramos imprescindible destruir de forma segura.

    Para empezar, es necesario hablar de aquellos documentos que por ley se establece que es obligatorio eliminarlos de forma segura. La Ley de Protección de Datos estipula que cualquier documento que contenga información personal, profesional o empresarial de cualquier entidad o cliente deberá recurrir a una destrucción de documentos en Asturias que sea segura. Esta será la única manera de asegurarse que estos datos no puedan ser robados.

    En segundo lugar, en caso de que la empresa cuente con documento confidenciales es altamente recomendable que estos no se eliminen simplemente llevándolos a reciclar. Si no se quiere que esta información pueda conocerse, debe destruir de forma segura. Esto podrá evitar robos de ideas e, incluso, chantajes.

    Por último, todo aquel documento que haga referencia a cualquier tipo de contabilidad también debería eliminar de forma segura. La posesión de estos documentos por parte de criminales podría poner en riesgo la empresa o a sus socios.

    Si quieres que una empresa con un equipo profesional y con un catálogo de servicios integral para la gestión de documentos se ocupe de tu negocio, no esperes más para contactar con Ica Siglo XXI.


  • La importancia de destruir documentos

    19

    Oct

    La importancia de destruir documentos

    La información en el mundo actual tiene una importancia vital para muchos sectores. Es por ello que existen empresas dedicadas a la destrucción de documentos en Asturias, algo muy a tener en cuenta hoy en día.

    Cualquier empresa genera una gran cantidad de documentación impresa, unas veces con datos sin importancia, pero, en otras ocasiones, puede llegar a contener información de gran relevancia sobre aspectos internos del negocio o de los mismos clientes, de ahí la necesidad de garantizar la destrucción de documentos en Asturias.

    Somos conscientes de que, con el tiempo, la mayor parte de esta documentación se convierte en inservible o de poca utilidad, y es cuando comienza a ser un estorbo para la empresa porque ocupa un espacio físico que tarde o temprano es necesario para otros documentos.

    Es entonces cuando llega el momento de deshacerse de esa documentación, pero, como ya hemos dicho, en muchas ocasiones los datos que aparecen en esos documentos son de gran valor por lo que pueden llegar a revelar.

    La Ley de Protección de Datos deja bien claro la importancia que tiene la seguridad a la hora de tratar los datos de carácter personal, que en muchos casos aparecen reflejados en dichos documentos. Para velar por esa protección, existen empresas avaladas por su trabajo y experiencia.

    Lo ideal es contactar con una empresa especializada en la destrucción de archivos y documentos. Puedes directamente proceder a la eliminación de los documentos u optar por un escaneado previo de los mismos. Esta última es la solución más certera, pues conservas tus archivos sin ocupar espacio.

    Nos adaptamos a cada necesidad que nos planteen nuestros clientes, con una atención personalizada y adaptada a cada caso. En Ingeniería Siglo Xxi De Cultura Asturiana nos tienes a tu servicio. Tu confianza en nosotros tendrá su premio: un trabajo de calidad garantizado.

  • La importancia del orden en los archivos

    15

    Sep

    La importancia del orden en los archivos

    En el caso de que estés buscando una empresa especializada en la gestión de archivos en Asturias, te aconsejamos que llames a la nuestra. Te ofrecemos un servicio de tratamiento y custodia que te permitirá disponer de tus archivos y documentos en cuanto lo necesites y sin tener que dedicar tiempo a su organización.

    Para cualquier empresa, tener a mano sus archivos es fundamental para evitar problemas y pérdidas de tiempo. Hay que tener en cuenta que el archivo es como la memoria colectiva de una compañía, por lo que es fundamental tenerlo organizado, lo que permitirá también un manejo más fácil del mismo.

    Los archivos están pensados para dos funciones principales: el almacenamiento de los documentos que se necesitan, los documentos que se pueden llamar importantes (por diferentes motivos), y la recuperación rápida de esos documentos que están guardados (si tardamos mucho tiempo en buscar es porque no está bien organizado).

    Por supuesto, en la organización del archivo influye la cantidad de material que tenemos, ya que no es lo mismo una empresa de 30 años de antigüedad que otra que se ha creado hace un par de meses. Además, hoy en día es posible facilitar el acceso a todos los documentos gracias a la digitalización de los mismos.

    No obstante, es importante que haya una normativa clara sobre el funcionamiento, el control de los documentos, la transferencia y la eliminación de los que no sirven después de un plazo determinado. Pero eso lleva trabajo, y si quieres evitarlo puedes contar con nuestro servicio de gestión de archivos en Asturias.

    En Ica Siglo XXI ofrecemos siempre soluciones personalizadas a cada cliente, garantizando una absoluta confidencialidad en el trato de toda la información de cada empresa con la que trabajamos.


  • La importancia de garantizar la protección de datos personales

    21

    Ago

    La importancia de garantizar la protección de datos personales

    Como expertos en la gestión de archivos en Asturias, no solo nos hemos especializado en mantener los de las empresas y los particulares que nos requieren en perfecto estado e idóneas condiciones de acceso.

    Quienes nos encargamos de la gestión de archivos en Asturias, por tanto, no solo entendemos de instalaciones y formas de conservación, sino que también tenemos en cuenta los aspectos legales. Y es que almacenar archivos implica también hacerlo con arreglo a unas normativas que tanto los cuidadores de los ficheros como las empresas que subcontratan estos servicios están obligados a cumplir.

    Hay información que se almacena en estos archivos que puede ser muy sensible. Se trata, básicamente, de la que contiene datos relativos a personas. De hecho, nuestra entidad de certificación en este ámbito, la Asociación Española de Protección de Datos (AEPD), ha establecido una gradación, en función de su importancia, entre estas informaciones.

    Por consiguiente, estos datos tienen que ser guardados y custodiados conforme a unas medidas de seguridad y privacidad muy estrictas, las cuales establecen protocolos relativos a las distintas operaciones que se han de realizar con ellos. No en vano, estas reglas también se tienen en cuenta para su posible destrucción.

    A grandes rasgos, puedes dar por seguro que tendremos que cumplir el articulado de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, que es la que regula en España todo lo relacionado con los ficheros que contienen información sobre los ciudadanos.

    Se trata de una garantía con la que todos hemos de estar concienciados, ya que tenemos derecho a la intimidad. Además, has de valorar que las amenazas a la privacidad y seguridad de los datos van en aumento, por lo que las empresas que gestionamos archivos seguimos las indicaciones en estas materias que nos proporciona la AEPD.

    En Ingeniería Siglo Xxi De Cultura Asturiana velamos por la correcta custodia de tus archivos.

  • La importancia de la digitalización de documentos

    12

    Jul

    La importancia de la digitalización de documentos

    Como empresa especializada en digitalización de documentos en Asturias nos gustaría explicarte la importancia de digitalizar los documentos de cualquier empresa o institución. También glosaremos la forma de llevar a cabo esta labor y las consecuencias directas de esta aconsejable decisión para mejorar la usabilidad del archivo de tu empresa. El objetivo es convertirlo en un espacio útil y necesario para consultar cualquier información en apenas segundos y evitar que siga siendo un inútil almacén de documentos.

    Tras la pertinente visita al archivo de cualquier empresa, comenzamos a ofrecerle la mejor opción para digitalizar todo lo necesario. Es importante reseñar que cualquier tipo de documento -informes, partituras, mapas, etc.- puede pasarse a formato digital. Tras pasar cada documento por el escáner, se crea el índice correspondiente y se consigue, por lógica consecuencia, poder consultar cualquier información en menos tiempo y de forma más efectiva, lógica y práctica.

    Nuestra experiencia en digitalización de documentos en Asturias nos permite confirmarte que esta es la mejor manera de proteger toda la información del archivo de tu empresa y de evitar su deterioro. Ganarás en eficacia, ahorrarás en tiempo, mejorarás tu competitividad y convertirás tu empresa en ecológica al no tener que depender del consumo de papel como soporte principal de tu documentación. Dependiendo del volumen de documentos, el proceso es rápido y ofrece unos resultados magníficos. 

    En Ingeniería Siglo Xxi De Cultura Asturiana somos especialistas en la digitalización de documentos. Nos apasiona nuestro trabajo y nos gustaría poder agilizar el funcionamiento interno de tu empresa. Solo necesitas hacernos una llamada, o rellenar el formulario de contacto de nuestra web si así lo prefieres, para que nuestros expertos visiten tu empresa, te expliquen las mejores opciones para mejorar el funcionamiento de tu archivo y consigan el loable objetivo de permitirte ahorrar tiempo, y esfuerzo, cada vez que necesites consultar algún documento.