El proceso de la custodia de archivos

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El proceso de la custodia de archivos

¿Sabías que muchas personas y empresas confían la custodia de archivos en Asturias a una empresa especializada? Es una sabia decisión, ya que la custodia de archivos es un proceso con varios pasos y muchas personas lo desconocen.

El proceso de custodia de archivos en Asturias consiste en el depósito de documentación y archivos en un centro especializado, en el que te proporcionan seguridad, conservación y confidencialidad.

Este proceso consta de tres pasos o etapas: el transporte, el inventario y el control de entrada y consulta del archivo. En la primera, el transporte, es muy importante mantener las condiciones de seguridad de la documentación hasta llevarla a la empresa de custodia definitiva. Se programará la recogida de la documentación, que debe estar organizada y sus contenedores deben estar codificados.

La etapa de inventario consiste en organizar la documentación en el lugar de custodia para una correcta gestión. Esta etapa se puede dividir en varios pasos:

- Digitalizar la documentación (escaneado).

- Documentación para custodia sin escanear.

- Documentación a destruir, teniendo en cuenta la normativa vigente en Protección de Datos.

La última etapa del proceso es el control de entrada al archivo y su consulta. La empresa encargada de la custodia de tus archivos se preocupará de que solo puedan acceder al archivo el personal autorizado. También realizará informes periódicos de las consultas que se han hecho.

Podemos hacer estas consultas de varias maneras. De forma presencial, en cuyo caso debe haber a disposición del cliente un documentalista. También puede ser de forma telemática, por fax o email, con los documentos escaneados. Y por último la consulta física.

Este proceso puede variar dependiendo de las necesidades de cada empresa, pero siempre teniendo en cuenta la normativa de Protección de Datos.

En Ica Siglo XXI te ayudamos a realizar de forma correcta tu gestión y custodia de archivos.

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