Cómo organizar un archivo de oficina

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Cómo organizar un archivo de oficina

La correcta organización de un archivo de oficina es básica para conseguir una mayor productividad al ahorrar tiempo y estar la documentación siempre localizable. Una empresa especializada en la digitalización de documentos en Asturias te ofrecerá una serie de consejos sobre cómo organizar un archivo de oficina y controlar todos los documentos que se generen.

Un archivo de oficina es aquel que está formado por todos los documentos que produce o recibe una unidad administrativa en el desarrollo de sus funciones y actividades. En este archivo es donde pasa el documento su primera etapa de vida útil. Su permanencia en este archivo vendrá marcada por el momento en el que se concluya el expediente del que forma parte, pudiendo prolongarse su estancia en el mismo si es un expediente de consulta continua. El archivo de oficina debe ser pues un fiel reflejo de la actuación de la unidad administrativa a la que pertenece y reproducir el orden original de creación o emisión de los documentos, siendo los expedientes la base de su actuación administrativa.

Las empresas especialistas en gestión documental y en la digitalización de documentos en Asturias aconsejan archivar los documentos en carpetas y archivadores de oficina. Unas carpetas que tendrás que organizar siguiendo un sistema de clasificación y unas categorías mediante las que ordenar con sentido todos esos documentos. Un consejo útil es seguir un orden alfabético y por colores, muy sencillo, visual y fácil de aprender para cualquier usuario del archivo. También es importante etiquetar todos los documentos según categorías y subcategorías, revisar y depurar todo aquello que al final no sea útil o necesario y crear un documento que explique a los usuarios cómo se organiza el archivo.

En Ica Siglo XXI somos especialistas en soluciones para la organización y digitalización de archivos y estamos a tu disposición para ayudarte a mejorar el funcionamiento de tu archivo. ¡No dudes en llamarnos!

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